«Archivieren ist keine Hexerei»

00:00:00: Archivier ist keine Hexerei.

00:00:02: Wichtig ist, dass vorher die Verwaltung Halt aufgeräumt ist im Griff und dass diese Prozesse funktionieren.

00:00:07: Und das ist tatsächlich keine Hexerei.

00:00:25: Herzlich willkommen bei Auftrag Digital – ein CMI-Podcast, wo es um Digitalisierung der öffentlichen Hand geht!

00:00:33: Mein Name ist Matthias Fontana und ich beleite Marketing- und Kommunikation bei CMI.

00:00:39: Meine Gäste in diesem Podcast sind Menschen, die die Digitalisierung mutig vorantreiben.

00:00:44: Ich möchte von Ihnen wissen wie Sie diesen Auftrag zur Digitalisierung gestalten und ausfüllen.

00:00:50: Als CMI knüpfen wir genau hier an.

00:00:53: Seit fast vierzehn Jahren haben wir uns nämlich auch der Digitalisierung der öffentlichen Hand verschrieben.

00:00:59: Heute geht es um die Digitalisierung der, die eigentlich das Gedächtnis des Staates entsteht.

00:01:04: Nämlich im Archiv!

00:01:06: Wir wollen nachher fragen, was bleibt davon?

00:01:10: Was den Staat heute produziert und macht.

00:01:13: Mein Gast verbindet beides, nämlich die Geschichte von der Verwaltung aber auch die digitale Zukunft.

00:01:19: Barbara Studer-Immenhauser ist Staatsarchivarin vom Kanton Bern.

00:01:23: Herzlich willkommen Barbara!

00:01:24: Merci für die Einladung, danke!

00:01:28: Du bist Historikerin und hast promoviert über die Verwaltung zwischen Innovationen und Tradition.

00:01:36: Über die Stadt Bern und ihre Verwaltungen mit Walter.

00:01:40: Heute gestaltet du deine Verwältung selber mit, digital und als erste Staatsarchivarin vom Kanton Bern.

00:01:49: Und für dich ist ganz wichtig, das habe ich schon im Vorgespräch gemerkt.

00:01:52: Bevor man archiviert, braucht es eine Ordnung.

00:01:55: Es braucht digitale Prozesse und ein Ordnungssystem.

00:01:59: Das muss alles klar sein!

00:02:01: Die Spannung zwischen Innovationen und Traditionen zieht sich durch deine ganze Arbeit.

00:02:07: Habe ich das Gefühl bekommen?

00:02:09: Jetzt bin ich gespannt von dir und deinem Auftrag digital mehr zu hören.

00:02:14: Schön bist du da!

00:02:17: Zum Einstieg eine persönliche Frage Wie bist du privat unterwegs, wenn es um das Digitalen aufbewahren geht?

00:02:26: Was hättest du auf, was löscht ist oder bleibt vielleicht einfach liegen?

00:02:30: Ich versuche, das relativ bewusst zu steuern und auch zu bewerten.

00:02:34: Das sagen wir im Archiv.

00:02:37: Fotos sind nicht einfach wahllos zu machen und die alle irgendwo in den Klaut zu tun, sondern auch zu löschen.

00:02:44: nicht gut zu sein oder was es nicht braucht, die ich wirklich bewusst hier schaue.

00:02:50: Sollte ich in den Text schreiben der letzte Version wegzudrücken?

00:02:53: Ich bin relativ bewusst dort.

00:02:56: Vor einer Staatsarchivarin hätte sie nichts anderes erwartet!

00:02:59: Aber das bedeutet auch Aufwand im Privaten, oder?

00:03:03: Vielleicht ja... vielleicht ist mir einfach so ein Fleisch und Blut übergegeben.

00:03:06: Ja cool.

00:03:07: Cool.

00:03:07: Das hat sich ganz automatisch passiert.

00:03:12: Du hast über die Berner Verwaltung zwischen den USA und der USA promoviert.

00:03:18: Zwischen Innovationen und Traditionen.

00:03:20: Mega spannend, dass du in dieser Zeit auch die Verwaltungen angeschaut hast.

00:03:26: Was gibt es denn für Unterschiede zwischen dem und heute mal abgesehen von der Technik?

00:03:32: Es ist natürlich ganz anders, oder mehr?

00:03:34: Dann müssen wir noch nachschauen, ob man zwischen den US- und EU-Geräten geht.

00:03:37: Es ist eine riesige Zeitspanne, die sich viel verändert hat.

00:03:42: Gleiches geht beides darum, die Prozesse irgendwie im Griff zu haben.

00:03:47: Und dann wie heute ist es ein bisschen wie häufig alles reagieren gewesen auf irgendwelche... Niemand hat mir etwas gefunden, dass man Sachen nicht mehr im Griff hatte und dann eine neue Jagdserie anlegen musste und bei uns ja heute im Prinzip das Gleiche.

00:04:02: Oder wenn wir merken, es geht nicht.

00:04:05: Wenn einfach jeder irgendwo noch etwas ablegt, so haben wir immer keine Chance, staatlichen Handeln nachvollziehbar zu machen, was unsere Aufgabe ist.

00:04:15: Das zieht sich in diesem Fall durch die Zeit?

00:04:17: Ja mit uns.

00:04:18: Vielleicht ist das aber auch meine Betriebssicht, wie soll ich sagen, einfach massionprofessionell.

00:04:27: Du bist seit über zwanzig Jahren im Staatsarchiv heute als Amtsvorsteherin.

00:04:33: Wie hat sich das über diese Jahre verändert, wo du jetzt danach dran bist?

00:04:38: ganz massiv, oder?

00:04:39: Das hat wirklich angefangen als relativ kleines und, sag ich jetzt mal, trägens Papierarchiv.

00:04:46: Was wir reagiert haben, das übernommen haben, was die Verwaltung nicht gebraucht hat, weil es kein Erfolg war und man halt gesehen alles zu bringen.

00:04:53: und wir schauen den hier so wirklich gestürrten Prozessen an.

00:04:59: dass wir nicht immer noch darauf kommen, oder mit den ganzen Digitalen.

00:05:02: Jetzt heute sowieso, die man gar nicht mehr so unterwegs sein könnte.

00:05:06: Es hat massiv gewachsen in dieses Haus übernommen vor fünfzehn Jahren mit knapp zwanzig Leuten und inzwischen sind es mehr als dreizehn.

00:05:14: Das hat sich wirklich festgewandelt in dieser Zeit.

00:05:18: Durch die ganze Folge und der Vorbereitung habe ich gemerkt, da gibt es eine Frage, die sich wieder durchzieht.

00:05:25: Für was

00:05:26: braucht es

00:05:27: Archivierung überhaupt?

00:05:28: oder anders gefragt, was soll man zukünftig vom staatlichen Handeln nachvollziehen

00:05:37: können?

00:05:38: Ja, das ist auch eine Kernfrage.

00:05:39: Tatsächlich, was tun wir weg von den unmengenen Daten, die anfallen?

00:05:45: und am Schluss sind es wenige Prozent davon, die wirklich produziert werden in dieser Verwaltung.

00:05:50: und was ist es am Schluss?

00:05:53: Wichtig ist ... nicht der Zufallsüberlieferung ist.

00:05:56: Dort, wo jemand schaut, dass das Anfall dahinter in ein Archiv kommt und wichtig ist, dass es nicht jemand alleine bestimmt.

00:06:05: Und darum ist das Ordnungssystem so wichtig?

00:06:07: Wir haben heute die ganzen ... Prozesse in diesem staatlichen Handeln angebildet, die Ordnungssysteme, wo wir schauen, was es hier fängt.

00:06:16: Und sie sind prospektiv bewertet.

00:06:18: Wir wissen im Moment, dass jemand im Gehwers-Dossier eröffnet, ob das Hinger aus dem Archiv kommt oder nicht.

00:06:23: Wie lange es aufbewahrt wird und wie lange nicht.

00:06:27: Noch so ist die Menge der Anfalt gigantisch!

00:06:30: Im Moment haben wir eine andere Kilometerakte jährlich, die dazukommen auf Papier.

00:06:35: Wolltest du auf Papiere

00:06:36: machen?

00:06:36: Nein, noch auf Papieren!

00:06:38: Ja, wir hinken natürlich auch noch einen Aufbewahrungsfrisch für zehn Jahre und deshalb können wir jetzt erst von übernähtigen Digitalen.

00:06:45: Und gleichzeitig parallel dazu kann sich das Papier aufzurufen schauen was ist noch oben in den Körnern, was unsere Futsche ist, was übernehmen wir gerade, was brauchen sie anfalls noch im Moment... bis zu zwei Kilometer Akten pro Jahr.

00:07:00: Du sagst, du bewertest das Prospektiv aus dem Voraus?

00:07:04: Genau.

00:07:04: Wie ist es im Nachhinein?

00:07:07: Wie macht man die Bewertung?

00:07:08: Wie machst du diese Bewertungen?

00:07:09: oder wer macht sie?

00:07:11: Die mache ich nicht ein.

00:07:12: Das sind Prozesse, die hinterlegt sind und wir haben mindestens zwei Leute anzuschauen.

00:07:20: Schauen Sie, was die Aktienbildenden stehen und einen Vorschlag machen können.

00:07:24: Was ist aus Ihrer Sicht Archivwürdung?

00:07:27: Das muss man vielleicht sammeln.

00:07:29: Und was kommt auch aus juristischen Gründen, muss zwingend zu uns kommen.

00:07:34: Also wenn sie Gerichtsurteile vom Obergericht oder keine Frage ist, die einfach zu uns kommt müssen.

00:07:39: Und das wird nachher abgebildet bei diesem Ordnungssystem, den wir jetzt von Digitalarchivier aus dem Geber heraus automatisch übernehmen.

00:07:48: was man als Archivwürdig definiert hat.

00:07:52: Also, Archiv-Würdig ist ein Grundbuch zum Beispiel oder juristische Entscheiden?

00:07:59: Genau!

00:07:59: Jetzt habe ich aber mal das Beispiel gehört beim Mittagessen darüber gesprochen.

00:08:04: Irgendwo hat man einen Kaufentscheid aufbewahrt.

00:08:09: von welchen Sorten Bäume hat man geholfen, ein Fundament zu machen?

00:08:14: Das hat ihm jetzt geholft, um zu entscheiden, ob man das Fundament noch brauchen kann.

00:08:19: Wie ist das konkret, was so gemeint oder vielleicht statt Bern für Sachen aufbewahren

00:08:26: kann?

00:08:26: Das Konkrete beim Baum finde ich jetzt noch schwierig.

00:08:28: Das ist wahrscheinlich ein Zufall aus Überlieferungen.

00:08:31: Und sonst probiert man auch, dass es juristisch wichtig ist, sie viel Stand zu achten!

00:08:35: Grundbuchaktest hast du schon erwähnt.

00:08:38: Gerichtsentscheiden, aber natürlich auch Regierungsratzbeschlüsse in den Gemeinden sind klar.

00:08:45: und beim ganzen Rest muss man vielleicht schauen, dass man Sampling aufbewahrt und schaut wie der Kanton die Auto prüft damit sie einen fahrtaglichen Zustand entsprechen.

00:08:57: Aber dann muss man nicht jedes Auto wissen, wie das ist geprüft worden oder wie ein Muster hat.

00:09:03: oder Steuern kann man auch nie alle aufbewahren, die überhaupt angelegt werden.

00:09:08: Und dann muss man aber wissen, wie hat der Kanton wahnsinnig Bürgerinnen und Bürgermeister besteuert?

00:09:17: Häufig soll es wieder ein wenig aushandeln ... Manchmal merkt man auch erst hinten, was überhaupt noch wichtig war.

00:09:27: Das Beispiel der Fürsorger ist eine Zwangsmassnahme für den Kinderstichwort, das die Leute hier kennen.

00:09:32: Auch in den Leuten, die vorhin platziert waren bis Ende-Ninzen-Achtzig.

00:09:39: Dort hat man lange das Gefühl, die Kinder haben die Verömmplatzierungen und sind nicht relevant.

00:09:44: Man kann Futschi essen.

00:09:46: Heute ist häufig nur eine Zufallsüberlieferung.

00:09:49: Manchmal können wir sagen, dass das Kind im Kinderheim war.

00:09:52: Aber wir wissen keine Unterlagen dazu.

00:09:55: Würden wir heute anders machen?

00:09:56: Man würde es sicher anders probieren, aufzubewahren.

00:10:00: Poptow ist ein Thema später erst.

00:10:02: Das

00:10:03: ist ein Beispiel, wo ich das gesagt habe.

00:10:05: Auch etwas gelernt macht man heute genau in verschiedenen Bereichen etwas anderes?

00:10:10: Ja, ich denke schon, dass wir eine Reformundschaft sagen, dass sie zumindest bei uns im Kanton Bern lange nicht aufbewahrungspflichtig war in den Gemeinden.

00:10:19: Und dort hat es grosse Lücken.

00:10:22: Die Leute, die vorgeschossen sind, haben sie ganz korrekt gehandelt, weil sie wieder Platz geschaffen haben.

00:10:27: Heute ist man von der CESPO in Organisationen auf jeden Fall die Unterlagen weg, damit wir das nachher ziehen

00:10:34: können.

00:10:35: Als einer, der in den nachtziger Jahren geboren wurde und mit diesem digitalen Zeug aufgewachsen ist, habe ich das Gefühl ... Wir können alles zusammen behalten.

00:10:47: Wieso ist das keine Option?

00:10:50: Das ist ein Trugschluss.

00:10:51: Wir haben das häufig, dass die Leute schon ausdigitalisierten Kälte das Papier vorzuschießen.

00:10:56: Und das machen wir auf gar keinen Fall.

00:10:58: oder alles was auf dem Papier produziert wurde, damit man auch auf den Papier bewahren würde.

00:11:02: Das ist viel günstiger.

00:11:04: Digital Langzeitarchiviere sind massiv teurer als auf Papier und viel schwieriger.

00:11:11: Noch besser per Moment, wenn wir das gut lagern und nicht zu feucht.

00:11:14: Es darf nicht runtergehen, es ist für den Bericht sicher.

00:11:18: Dann hebt dies noch hunderte von Jahren.

00:11:21: Hingegen die digitale Langzeitarchivierung ist eine grosse Herausforderung.

00:11:26: Jetzt reden wir heute bei der Digitalisierung und bei der Archivierung vom digitalen Primat.

00:11:34: Was heisst das konkret?

00:11:35: Kannst du uns das erklären?

00:11:36: Ja, es geht einfach darum ... Wir wollen nicht das Verwaltung Hybride Dossiers generieren.

00:11:45: Dass alles, was reinkommt, sie auf Papier anblicken, weil es vielleicht beher posten kann oder zugeschickt wird und sich ausdrücken.

00:11:55: Und also, dass sie ausschicken haben sie auch im Computer.

00:11:58: Es ist sehr salopp ausgedrückt.

00:12:00: Sie sind digital aufbewahren.

00:12:02: Das bringen wir nicht zusammen.

00:12:05: Darum ist wie der einzige Weg, dass man sagt entweder Papier und das ganze Dossier, was er anlegt, alles auf Papier spricht.

00:12:12: Er tut ihr eingehend die Briefe und alles, was ihr nachher macht, auf Papiersuber anlegen.

00:12:17: Oder wir sagen einfach Nein, das Ganze ist digital!

00:12:20: Und wenn es nicht zwingend auf Papiere muss aufbewahrt werden, weil die Handunterschrift aus juristischer Gründen nötig ist, wird sie ins Geheimt und das Papier flügt.

00:12:28: Das haben wir im Kanton Bern... super umgesetzt, super eingeführt.

00:12:32: In der ganzen Verwaltung hat jetzt das Digitales Primat mit wenigen Ausnahmen.

00:12:38: Aber die Zentralverwaltung und die Dezentrale Verwaltung haben alle auf das digitale Primatsprichte-Verwendendes Geschäftsverwaltungssystem umgestellt.

00:12:47: Und diese Diödermittels, die dort ablegen kommen, das macht Versionen.

00:12:52: Das ist ganz wichtig oder man nachvollziehen kann, wer die Was-Wog geändert gerade in dieser heutigen Zeit.

00:12:58: Und vor allem muss man es abschliessen.

00:13:00: Das ist ganz wichtig, dass man das Geschäft abschließen kann und es nicht mehr verändert werden darf.

00:13:07: Hier sind sie auch mit der Frischt vom ersten März, den Siebenundzwanzig zusammen, die Gemeinden müssen ein Geber haben ... Und in diesem Fall auch alles zusammen mit dem digitalen Primat stattfindet?

00:13:18: Ganz genau, ja.

00:13:19: Das ist wie die Idee.

00:13:20: Wir werden es jetzt auch auf die Gemeinden quasi ausdänen.

00:13:23: In diesem Gesetz über die digitale Verwaltung wurde das schon vor ein paar Jahren festgehalten.

00:13:29: Mit der frischsten März'inbenen zwanzig, dass auch die Gemeinde so umstehen müssen.

00:13:35: Man zwingt ein bisschen umzustellen auf das digitale Primat.

00:13:38: Ist diese ... Frischt für jetzt kleine Gemeinden ohne Fachpersonal realistisch?

00:13:44: Wie ist deine Einschätzung?

00:13:45: Ich bin zu wenig nachgetragen, dass ich das wirklich beurteilen könnte.

00:13:51: Aber ich denke, es wird schwierig, gerade für die Kleinen.

00:13:55: Bern hat in den Rheinland-Pfiffen die Reisegemeinde.

00:13:57: Ganz viele davon sind wirklich klein.

00:13:59: Die Schelde ist glaube ich die kleinste Diätin der Vierunddreissigienwohner.

00:14:04: Und das ist nicht realistischer als die wahrscheinlich bis ... Erster März, die Klippeneinheit von siebenundzwanzig alle.

00:14:13: Also eine grosse Herausforderung?

00:14:14: Es

00:14:14: ist eine große Herausforderung genau.

00:14:19: Jetzt du sagst, dass digitale Primaten funktioniert nur wenn wir das in Ordnung bringen und ein System machen.

00:14:28: Und klare digitale Prozesse haben ein Ordnungssystem, der die ganze Verwaltung super abbietet.

00:14:34: Warum ist das als Grundlage so entscheidend?

00:14:38: Es ist einfach wie ein Nervensystem, oder wie zurückgeraten.

00:14:42: Wenn jeder irgendwo irgendetwas ablegt und es sinnvoll erachtet, haben wir keine Chance heraus das, was wirklich geschäftsrelevant ist, Archivwürdige auszubringen.

00:14:56: Das war der Grund, dass wir überhaupt vom Archivhaus angefangen haben, den Digitalisierungsprozessen voran zu treiben von etwa fünfzehn Jahren.

00:15:04: Wir haben uns nie mehr im Griff ... Jede und jede aus dieser Verwaltung.

00:15:09: Irgendwo ableiten, wie sie gedüngt sind.

00:15:13: Dann noch auf die CDs, dann noch auf Memoristik.

00:15:17: Und irgendwann geht es in die Pension oder wechseln zur Stelle.

00:15:20: Die Teil ist vielleicht auf der Festplatte.

00:15:22: Es wird einfach gelöscht.

00:15:23: Das fliegt einfach fort!

00:15:24: Es muss zentral gespeichert werden.

00:15:28: Wenn jeder etwas kennt, sagt er, es ist ein Brief, das ist das Protokoll und eine Berichte haben wir keine Chancen.

00:15:34: Das muss superbenamst werden, in Dossiers abgeleutet werden.

00:15:40: Und das Kern muss OCR drüber laufen.

00:15:43: Sonst hätte man keine Chance, nach einer Volltextsuche zu machen.

00:15:46: OCR, aber dass man weiss, was steht in dem Scanner?

00:15:48: Texturekennung oder dass man wirklich Volltextszüche darin machen kann.

00:15:56: In diesem Ordnungssystem gibt es verschiedene Phasen, in denen ein Dokument oder Geschäft hat.

00:16:05: Die aktive Phase betrifft genau das, dass wir sagen, eine Gemeinde leidet ein Geschäft an und kein Dokumenz kenne.

00:16:14: Wie muss ein Ordnungssystem ganz grob aufgebaut sein, damit das Nennen funktioniert bis zur Archivierung her?

00:16:22: Also für das ganz genaue Aufbau, ist es eigentlich irrelevant.

00:16:26: Wichtig ist, dass es eine Struktur hat und wichtig ist, nicht zu kompliziert zu sein.

00:16:32: Dass die Leute sich wieder drinnen finden.

00:16:34: Und davon ist es abgesetzt von der Supportaufgabe wie Personal oder Finanzen, es ist wirklich wichtig, ihre Kernaufgaben abzunehmen.

00:16:43: Das sind diejenigen, die aus dem Bau arbeiten wissen.

00:16:45: Ich lege meine Sachen immer im Bau.

00:16:49: Dann heisst es aber auch, man gibt wie vorgabe die Bausachen, sie seien voll lang aktiv und dann können sie archiviert werden oder semiaktiv.

00:16:56: Sie werden in die semiaktive Phase genau das Dossier geschlossen, entweder wenn wir ein Jahresdossier machen und dann schliessen wir es wieder ab oder man macht einfach fünf Jahre das Dassier oder manchmal das Projekt, den er abgeschlossen ist, was man dazu macht von zehn Jahren, fünf Jahre, zehn Jahre je nach Definition.

00:17:15: Und dann kommt die Archivierung

00:17:17: zum Zug?

00:17:18: Dann kommt

00:17:18: auch erst der Archivier.

00:17:19: Und vorher ist es nicht ein Archiv!

00:17:21: Ja genau.

00:17:23: Die Definition wie lange ist was in welcher Phase drin gehört euch zur Ordnungssysteme?

00:17:28: Ja genau, ja genau, die Aufbewahrungspfrische sind alle dort hingeladen.

00:17:33: Jetzt hast du den Überblick im Kanton Bern.

00:17:36: Ich habe das Gefühl, wo gibt's denn ... Organisationen oder vielleicht auch Beispiele innerhalb von Organisationen, die das schon funktionieren.

00:17:46: Kannst du uns dieses Beispiel geben?

00:17:47: Das

00:17:48: kann Bern funktionieren lassen!

00:17:49: Ja ja, Flächendecken haben wir gegeben und eingeführt.

00:17:55: Wir haben ein grosses Projekt, ein Programm, eine digitale Geschäftsverordnung und Archivierung, in der wir zwischen dem Dritten und Oktober die Erstaatskanzlerin Versuchskaninchen waren.

00:18:07: Es gebe, dass digitale Primate eingeführt.

00:18:09: Bis im März einigzwanzig ist nachher die letzte Direktion gekommen und hat man dort das noch eingefügt.

00:18:15: Das läuft.

00:18:16: Das funktioniert.

00:18:18: Wir

00:18:18: haben eine extra Stowel, die kontrolliert und schaut überwacht.

00:18:22: Ein bisschen schaut es nicht so viel.

00:18:24: Nichts drin ist, was geschäftsrelevant ist.

00:18:27: Wenn plötzlich ein Cool-Aufwerk zu fest wächst, ist glaube ich etwas nicht gut in den Griff.

00:18:32: Nein, wir haben das gut im Griff!

00:18:34: Weil die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre ist, ist das jetzt am dritten Oktober, den wir zum ersten Mal aus dem Gehörversystem herausnehmen.

00:18:44: Ganz systematisch rausnehmen und in der digitalen Langzeitarchivspeicherheit haben.

00:18:49: Ja, default!

00:18:51: Wir haben

00:18:54: unser Projekt vor fünfzehn Jahren angefangen.

00:18:58: Jetzt kommen wir dort hin, wo auch immer man sagt, dass es euch auf geht!

00:19:02: Es ist mega spannend!

00:19:03: Das ist das lange Zeitprojekt?

00:19:05: Wir brauchen viel Schnauf und manchmal nicht mehr dran gelobt.

00:19:09: Aber inzwischen bin ich überzeugt, es geht nur so...

00:19:15: Ich habe gemerkt in meiner Recherche im Voraus, die machen das als Kanton Bern.

00:19:20: Guter hat diese Weiche gestellt Aber es gibt tatsächlich offenbar Beschlüsse, die weiterhin Papier- und Unterschrift gebraucht werden.

00:19:29: Und das ist jetzt angedenkt, dass Otts digitalisieren.

00:19:32: Aber da muss man zweiglesig fahren in der Zwischenzeit?

00:19:35: Im Moment geht's nicht, oder?

00:19:37: Die digitale Unterschrifte geht nicht.

00:19:39: Wir haben sie noch nicht.

00:19:41: Das entsprechende Gesetz ist einfach noch nicht in Kraft.

00:19:45: Was wir auch noch nicht digital haben, was auch nicht geht, ist die ganze Justiz.

00:19:50: Die Rechtsprechung?

00:19:51: Ja, also nicht nur die Einzigen an das Gericht.

00:19:54: Dort warten wir im Prinzip auf einen Bund.

00:19:58: Sonst ist der Instanzentzug nicht gewährleistet und von daher müssen wir dort noch mehr Papier schaffen.

00:20:04: Und dort fallen immer noch recht viele Papierakten an auch heute.

00:20:10: Jetzt haben wir es vorher vom digitalen Primat gehabt, dass man zuerst digital denkt, respektive alles zum Digitalen herbringt ... Wie wirkt sich das für eine Gemeinde aus?

00:20:23: Ein Sachbearbeiterin auf einer Gemeinde, wie geht die vor?

00:20:27: oder was läuft der denn?

00:20:29: Da kommt es darauf an, wie weit eine Gemeindeste ist.

00:20:32: Sie sind ganz unterschiedlich von auch relativ weiter einführenden Flecken, flächendeckender Einführung eines Geschäftsfreutig-Systems bis zur noch wirklich Papierprimate, die jetzt davon handeln muss.

00:20:46: Was dort natürlich auch ist, ist hinterher die Archivierung.

00:20:50: Die digitale Langzeitarchivierung.

00:20:52: und vor etwa fünf Jahren oder so ist der Verband von den bernischen Gemeinden zugekommen und hat gesagt, dass sie uns nicht helfen könnten, das Langzeit-Archiv für die Gemeinde aufzubauen, weil es kann ja einfach nicht sein, dass wir am Schluss die ganze kleine Langzeitartikel haben, die dann selbst noch machen müssen.

00:21:13: Das geht nicht!

00:21:14: Und dort ... Ich habe auch mehrere Umwege genommen und diskutiert, probiere herauszufinden wie wir das genau machen könnten.

00:21:22: Aber ich habe glaube jetzt wirklich eine innovative Lösung gefunden.

00:21:27: Wir gehen eigentlich aus von den Applikationen, die der Kanton und Gemeinde gemeinsam nutzen.

00:21:35: Es gibt Applikationen wie E-Bau also wo man Bolgesucht darin eingeht über die politische Ebene hinweg die Gemüse beurteilt werden.

00:21:47: Es gibt auch sein EIM-System innen, also haben wir ihr EIM System Daten von den Gemeinden und vom Kanton.

00:21:54: Bei uns sind wir noch der Gierungsstaat alter Ämter, dort die Verwaltungsbezirkung dazwischen.

00:21:59: Und diese haben aber jeweils wieder eigene Archive.

00:22:02: Und wo man das gemacht hat, hat man gar nicht wirklich bedacht wie es hinterher archiviert wird.

00:22:06: Aber die Gemeinden sind verantwortlich für ihre Daten und die gehören dann auch.

00:22:10: Theoretisch müssten wir den Schnellstell machen, bloß eine für ein Kanton.

00:22:16: Dort mussten wir gemeinsam archivieren, aber so ein Archiv bauen, dass jeder Gemeinde Dato halt behaltet über ihre Ballgesuche.

00:22:28: Also wenn die Gemeinde Schwarzenburg irgendwo ein Haus genommen hat, muss sie auch wieder darauf zugreifen können.

00:22:35: Wenn das ausserhalb von den Bauzonen war, dann hätte ich noch der Kanton mitgemischt also dort auch Akt und diese müssen zu uns in das Kantonalen digitalen Langzeitarchiv kommen.

00:22:44: Und darum haben wir beschlossen, dass wir gerne ein grosses Haus bauen wollen, welches?

00:22:52: im Schluss geben wir jeder Gemeinden-Schlüssel für einen dieser Kellerabteile und sagen, da drin stehe ich jetzt euren Bau gesucht.

00:23:02: Und wenn ihr weht, dürft ihr dann dort auf eure eigenen Kosten noch ein weiteres Gestell reinstellen und euch weitern... Datenreinigung, immer digital natürlich.

00:23:12: Anvallen?

00:23:15: Ganz genau!

00:23:16: Und zum Teil sind sie schon so weit, dass Sie die Tatsache jetzt auch schon archivieren können, weil diese zehn Jahre aufbewahrungsfrisch abgelaufen sind.

00:23:24: und zum Teil von Seattle kommen sie in den ersten zehn Jahren aber dann könnten sie nicht bewältigen, alles untereinig ist.

00:23:30: Und das ist natürlich ein grosses Projekt von fünfhaut Millionen, darum nicht mehr unsere Finanzkompetenz.

00:23:37: Das hat den Grossrat das Parlament vom Kantonbär beschliessen müssen.

00:23:41: Hat er eine Stimme gemacht zu unserer grossen Freude?

00:23:44: Ist das wirklich ohne Gegenstimmen durch dem Parlament?

00:23:48: und sind wir jetzt am Aufbau?

00:23:49: Wo steht er im Moment

00:23:51: hier?

00:23:51: Wir sind an die Piloten aufzubauen, dass E-Bau sofort bereiten wird ... dass wir da wirklich dazwischen haben, bei den Dreiundertvierer-Dreiske-Gemeinden.

00:24:02: Das Mechanal ist so... Der Aufbau zahlt der Kanton, weil er die Gemeinde verpflichtet, diese Applikationen zu brauchen und von daher ist er auch verpflichtend, hinterher aus einer Lösung zu finden für sie.

00:24:14: Darum zählt der Kantone das.

00:24:16: Und ab dem Zweig wird es finanziert von den Gemeinden nachher.

00:24:22: Dort sind wir jetzt dran, mit dem Pilot zu starten.

00:24:26: Wir haben auch Zweck mehr in der Königs- und Motsendorf, die schon so weit sind mit ihren Gehwersystems, dass sie Daten genutzt haben, die sich aussonderen können und dann dort hinein kommen.

00:24:39: Also erste Kaurschlüssel hat er schon verteilt?

00:24:42: Nein, nein!

00:24:43: Das ist im Rohbau vielleicht.

00:24:47: Aber wir wissen, wo was steht – wir haben irgendwie den Rohbau wahrscheinlich.

00:24:52: Nicht fertig, aber es ist mir nicht stehen.

00:24:56: Also da kommt jetzt ja eigentlich dem Ganzen entgegen das Archivieren wirklich erst am Schluss kommt oder?

00:25:02: Genau.

00:25:02: Und frühestens nach zehn Jahren und das gibt euch jetzt wahrscheinlich

00:25:06: die Zeit, wo ihr braucht.

00:25:08: Ja genau, und auch dass eben diese Frischt wirklich so läuft, dass nicht alle gleichzeitig nachher das gerade weinen.

00:25:15: Und gleichzeitig setzen dir so ... Die Voraussetzung, dass die Zukunft in jeder Gemeinde ihre eigenen Daten, die digitalen Anfälle sind ... Wir können Archivieren.

00:25:26: Wenn Sie das weh dürfen, kann man auch selbst ein Digitas-Langzeitarchiv bauen und mit einem privaten Anbieter machen.

00:25:37: Das

00:25:37: ist sehr frei.

00:25:39: Die Autonomie ist dort ganz hochgehalten.

00:25:43: Der Podcast heisst Auftrag Digital.

00:25:46: Was treibt die ganz persönlich an diesem Auftrag an?

00:25:51: Ja, ich komme wie du am Anfang gesagt hast eigentlich aus einem ganz anderen Ecken und sage immer mein Herzblut ist eine bedrohliche Geschichte.

00:25:58: Und mittlerweile habe ich wirklich kein zweites Herzblutt.

00:26:01: und das besteht daraus, dass man sagt ja oder dass sie mir sagen wir können doch nicht, was heute passiert wo irgendeine Geschichte ist unseren Nachwärts so hinterlassen, dass man es eben nicht mehr findet was man sucht oder befindet und nicht muss suchen.

00:26:20: Und eigentlich ist es glaube ich schon das, den Willen nach dem staatlichen Handeln so nachvollziehbar zu machen, dass das funktioniert und dass das nicht ein Dunkel... Zeitalter geht auch nicht in Dokument.

00:26:34: Das finde ich sehr spannend, hast du schon gewusst, wo du deine Doktorarbeit geschrieben hast?

00:26:38: Nein,

00:26:39: nein!

00:26:40: Das war noch nicht in Sichtwichtig.

00:26:41: Nein, das war weiter von die Fähne.

00:26:43: Ich wusste ja auch nicht, wo ich dann lande oder habe einfach gewusst... Es interessiert mich, also es hat mich dann schon ein bisschen Interessierte Verwaltung bei mir interessiert und davon bin ich dort weitergerutscht mit meinen Doktorvateren.

00:26:55: Ja, Adéon.

00:26:56: Darum kann ich gut rauskommen!

00:27:00: Jetzt

00:27:03: ganz am Schluss haben wir einen kleinen Block mit drei verschiedenen einfachen Fragen, die sich darum geben, was andere mitteilen können oder von welchen anderen profitieren können.

00:27:17: Bei der ersten Frage geht es ein wenig um das Prinzip.

00:27:19: Wollen Sie eine gemeinte einzige Überzeugung zu archivieren?

00:27:24: Welches ist das?

00:27:27: Archivier ist keine Hexerei... Das kann man und es ist auch nicht schlimm.

00:27:31: Ein Funktionierendes Archiv ist wirklich etwas Tolles, weil wir brauchen diese Unterlagen ja durchaus auch wieder, die dort stehen.

00:27:41: Man macht das nicht zum Selbstzweck.

00:27:44: Wichtig ist, dass man – wie wir vorher gesagt haben, dass vorher die Verwaltung halt aufgeräumt ist im Griff, dass die Prozesse funktionieren.

00:27:51: Welche Weiche sollte der

00:27:57: Gemeinde heute stellen, dass das staatliche Handel von ihr in fünfzig und hundert Jahre noch nachvollziehbar ist?

00:28:04: Ich glaube auch dort kommen wir wieder zu dem subren Schnitt zum digitalen Primat.

00:28:09: Sie sollten ja nicht hybrid irgendwie auf die Papier oder im Computer sein, sondern sagen also gut bis zum Tag X bei uns im Staatskanzler ist es den dritten Oktober sechzehn bis dann wieder ausdruckt und von dort an... wird es nur noch digital archiviert.

00:28:28: Und wenn man das super macht, dann muss ich auch nicht in einer ganzen Gemeinsverwaltung gleich sein oder wir haben ja diesem Kanton auch in verschiedenen ... also seit über fünf Jahren diese digitale Primatik führt.

00:28:38: aber wenn man dass super macht und bewusst macht, der ist schon ganz viel gewonnen.

00:28:45: Das kann man abteilungsweise machen.

00:28:47: Absolut.

00:28:48: Genau.

00:28:49: Was kann ein Gemeind morgen schon ganz konkret anpacken?

00:28:55: Es ist noch schwierig zu sagen generell, weil wir haben zwischen der Stadt Bern mit etwas wie hundertdrießig und viertausend Einwohnern und Scheltern in den Vierdreißen eine riesige Spanne zwischen denen gemeint im Kanton Bern.

00:29:09: Und von daher haben wir diese nicht die gleiche Auftrag morgen oder heute?

00:29:13: Wie war's froh?

00:29:14: Was können Sie heute anpacken?

00:29:17: Das ist ganz etwas anderes!

00:29:18: Ich finde es wichtig ist, dass sie etwas machen und nicht die Kopfes angestecken.

00:29:24: Sondern einfach sich aufholen!

00:29:26: Wenn es nötig ist, halt fragen.

00:29:28: Der Vorbeige, also der Verband von den bernischen Gemeinden, ist sehr hilfsbereit.

00:29:32: Wenn es ums Digitalen geht das jetzt mir auch Ansprechpersonen, Ansprechpartnern ... Und ja, sich Unternehmung hier abzusprechen.

00:29:39: oder es bringt sich auch nicht wenn jeder gemeint, sagen Zübbel kocht sondern dass sie das gemeinsam machen.

00:29:45: Aber nicht nichts machen auch mal ein wenig davon und halt hier mal einen Fehler machen, vielleicht wenn es nötig ist oder ich gestoß mir etwas noch nicht kann.

00:29:53: Man kann sie ja lernen!

00:29:54: Und man kann sich helfen.

00:29:57: Danke vielmals Barbara für das Gespräch.

00:30:00: Mega spannend.

00:30:01: Das hat für mich in der Research und auch jetzt im Gespräch ganz viele neue Seiten hinbekommen.

00:30:07: Was ich ganz konkret mitnehme aus diesem Gespräch ist Archivieren... Es ist nicht einfach jetzt und wir füllen an, sondern es fällt ganz weit vorher an.

00:30:16: Also mindestens zehn Jahre vorher.

00:30:19: Das ist eine Erkenntnis für mich oder was heute sehr klar herauskommt.

00:30:24: Und das habe ich ganz festgespürt bei dir.

00:30:27: Dir ist wichtig dass man es heute und morgen noch irgendwie verfügbar macht.

00:30:34: Das, was heute ist, kann Geschichte werden.

00:30:36: Von daher kunst du.

00:30:37: Das ist irgendwo eine Leidenschaft von dir.

00:30:40: Aber du möchtest schon im digitalen Zeitalter dafür sorgen, dass es so bleibt.

00:30:44: und spannend finde ich in diesem Zusammenhang zu sehen das ganze Fad mit der Ordnung an, mit einem System.

00:30:51: ohne das geht's nicht.

00:30:53: Danke vielmals für die Einblicke, danke fürs Gespräch.

00:30:56: Dankedirf!

00:30:57: Merci vielmals.

00:30:59: Wenn du Fragen, Rückmeldungen oder Impulse dazu hast, dann melde dich gerne bei mir entweder per Kommentar unter die Folge.

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00:31:26: Alle Infos zum Podcast findest du unter Das war Auftrag

00:31:38: digital.

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